Seus emails são longos: como resolver isso.

Texto original do Lifehacker, adaptado e traduzido livremente aqui:

Recentemente recebi um email perguntando uma coisa simples. Porém o email tinha três  longas páginas. A mensagem poderia ter apenas três linhas, mas ao invés disso o autor preferiu escrever uma novela. Desnecessário dizer que eu não li a mensagem toda, nem respondi. Será que seus emails não estão sendo lidos porque são longos?

EMAILS LONGOS NÃO SÃO LIDOS

Se você está escrevendo longas mensagens e respostas, você provavelmente deveria fazer um telefonema ou ter uma conversa pessoal. Quanto mais curta e direta for sua mensagem, mais chances tem de ser lida, compreendida e aceitada.

Algumas razões pelas quais o seus emails são longos:

Você não sabe o que dizer. É algo como alguém te telefonar diznedo “E aí?” e você responder “humm… não sei, você quem me ligou”. Segure o email até que você tenha algo específico para dizer.

Você não sabe sobre o que está falando. Escrever mais não vai encobrir o fato que você sabe menos, ou que não tem informação ou conhecimento sobre o assunto. Esta prática é muito comum em empresas, quando individuos enviam emails apenas para parecerem “ocupados”.

Você está escrevendo um livro. Emails não são livros. Se tem muita informação, coloque em anexo. Se está colocando uma enorme tabela no email, pare e coloque em um anexo.

Você está fazendo spam. Isto ocorre muito em empresas. Individuos as vezes sentem a necessidade de enviar longas atualizações sobre o que eles estão fazendo.

Você está enrolando. Não escreva um email de duas páginas para fazer uma questão de uma linha. Seja direto.

Isto não deve ser um email. Não envie um email quando deveria ser um telefonema ou conversa pessoal.  As vezes um email não é a mídia correta para a sua mensagem.

Isto deveria ser multiplos emails. As vezes um chefe combina em um único email as tarefas para todas as pessoas. Talvez você pense que isso é uma tentativa de eficiência, mas combinar multiplos emails não funciona para todos os envolvidos. E cria mais confusão quando alguém dá um “reply all” / responder a todos.

Você não revisa seus emails. Após escrever um email, leia, revise e procure por erros. Veja se o seu texto está conciso e objetivo.

Certifique-se que sua mensagem vai direto ao ponto!

No mundo da comunicação em alta velocidade, ninguém quer receber longas mensagens. Se sua mensagem for curta e direta, as pessoas vão aceitar melhor.