Através do painel do administrador, você pode criar contas de email e depois alterar características de funcionamento de cada conta, alterando individualmente coisas como: anti-spam, apelidos, redirecionamento, participação de grupos/listas, direitos de acesso ao IMAP/POP3/SMTP/Webmail entre outros ajustes.
Neste artigo vamos rever como ADICIONAR e depois GERENCIAR CONTAS DE EMAIL:
1. ADICIONAR CONTAS DE EMAIL
- Faça login no painel de controle do administrador;
- Clique em EMAIL HOSTING -> ABA MAILBOXES -> ADD MAILBOX
- Informe os dados da nova conta de email, conforme a imagem abaixo:
FIRST NAME: Primeiro nome, exemplo "Flávia"
LAST NAME: Sobrenome, exemplo "Souza Maria"
DISPLAY NAME: É o nome de exibição do email, exemplo "Flávia Maria"
USERNAME: O email desejado, exemplo "flavia"
PASSWORD: A senha do email
CONFIRM: Confirme a senha do email
DIRECTORY SERVICES: Deixe ativado as duas opções, se deseja que esta conta de email apareça no catálogo de endereços da empresa, visível para todos os usuários de webmail do seu domínio.
Para finalizar clique em ADD MAILBOX.
2. GERENCIAR CONTAS DE EMAIL
- Faça login no painel de controle do administrador;
- Clique em EMAIL HOSTING -> ABA MAILBOXES;
- Será exibida a lista das suas contas de email e o espaço ocupado por cada uma;
- Clique no email que deseja gerenciar, vai aparecer a tela de gerenciamento do email:
O QUE VOCÊ PODE CONFIGURAR EM UMA CONTA DE EMAIL:
MUDAR A SENHA DO EMAIL - Clique em CHANGE PASSWORD (caso o usuário saiba a senha do email, ele mesmo poderá mudar dentro do webmail).
BLOQUEAR ACESSO AO EMAIL - Clique em BLOCK ACCESS para impedir que o usuário acesse a conta de email. O email continuará a existir e vai receber mensagens normalmente, somente não será possível o usuário acessar as mensagens.
EXCLUIR CONTA DE EMAIL - Clique em DELETE MAILBOX. Será solicitada confirmação. O sistema vai guardar uma cópia da conta de email (e todas as mensagens) por 14 dias. Caso decida recuperar, basta criar o mesmo email novamente, ao fazer isso o sistema perguntará se é para restaurar a conta excluída.
MUDAR O NOME DA CAIXA DE EMAIL - Clique em MORE -> RENAME EMAIL ADDRESS. Utilize esta função para trocar o endereço de email, por exemplo mudar "pedro@suaempresa.com.br" para "pedro.silva@suaempresa.com.br".
ALTERAR FUNCIONAMENTO DO ANTI-SPAM - Clique em MORE -> MANAGE SPAM SETTINGS.
Esta função é composta de duas seções: STATUS e EMAIL HOSTING HANDLING. A seção STATUS é para definir o estado do anti-spam: ON (ligado), OFF (desligado) ou EXCLUSIVE. Se escolher EXCLUSIVE esta caixa de email somente receberá mensagens de remetentes que estejam na lista-branca de endereços, domínios ou IP's.
Na seção EMAIL HOSTING HANDLING, você define o que acontece com um SPAM:
- Deliver to SPAM folder: entrega o SPAM na pasta IMAP SPAM do usuário. Pode definir também a auto-limpeza da pasta IMAP SPAM, apagando os SPAMs após X dias ou se acumular mais que X mensagens;
- Delete the email immediately: apaga o SPAM imediatamente, sem entregar para o usuário (não recomendado);
- Include [SPAM] at the beggining of the subject line: toda vez que um SPAM chegar a mensagem será entregue, mas será adicionado [SPAM] no início do assunto do email, assim o usuário poderá criar filtros para tratar estas mensagens;
- Deliver to the email address: redireciona o SPAM para outro endereço de email do seu domínio.
ALTERAR INFORMAÇÕES/PERFIL DO USUÁRIO DA CONTA DE EMAIL
Na ABA GENERAL você pode alterar o NOME, SOBRENOME e NOME DE EXIBIÇÃO (First Name, Last Name, Display Name) da conta de email. Logo abaixo em DIRECTORY SERVICES pode marcar as duas caixas, para que esta conta de email apareça no catálogo de contatos do seu domínio, no webmail.
Na ABA CONTACT INFO opcionalmente você pode preencher/alterar os dados do usuário, informando nome, telefone, endereço, notas etc.
CONFIGURAR REDIRECIONAMENTO DE EMAIL
Na ABA FORWARDING/AUTO-REPLY, na seção MAIL FORWARDING, marque a opção FORWARDING EMAIL TO e no campo abaixo relacione até 15 endereços de emails, para receber cópia das mensagens que chegam a esta caixa postal. Destes 15 endereços, somente 4 podem ser para endereços externos (fora do seu domínio @suaempresa.com.br).
Opcionalmente pode ativar SAVE COPIES OF FORWARDED EMAIL, assim uma cópia da mensagem que for redirecionada, ficará na conta de email do usuário.
NOTA: Cada usuário de email, pode gerenciar o redirecionamento através do Webmail.
CONFIGURAR AUTO-RESPOSTA DE EMAIL
Na ABA FORWARDING/AUTO-REPLY, na seção AUTO-REPLY MESSAGE, clique em ACTIVATE AUTO-REPLY e poderá definir uma mensagem de resposta automática.
IMPORTANTE: Se o redirecionamento de email estiver ATIVADO para esta conta, você deve também ativar (no redirecionamento) a opção SAVE COPIES OF FORWARDED EMAIL - do contrário a auto-resposta não irá funcionar.
NOTA: Cada usuário de email, pode gerenciar a auto-resposta através do Webmail.
CONSULTAR E GERENCIAR APELIDOS
Na ABA ALIAS vai aparecer a lista de apelidos da conta de email
Por exemplo, você pode criar o apelido joao@suaempresa.com.br para o email joao.filho@suaempresa.com.br (assim qualquer email que chegar para joao@ será copiado para joao.filho@) - e nesta ABA ALIASES você pode consultar quais os apelidos que esta conta de email tem.
No lado esquerdo aparece todos os apelidos existentes no seu domínio, no lado direito aparece os apelidos que esta conta tem ativo.
Você pode clicar nos apelidos da esquerda ou da direita e em seguida em ADD (adicionar) ou REMOVE (remover) - para gerenciar a participação desta conta de email nos apelidos.
Exemplo #1 - No quadro esquerdo tem o apelido suporte@suaempresa, se você clicar em cima deste apelido e depois em ADD, o sistema vai associar este apelido a conta de email que está gerenciando.
Exemplo #2 - No quadro direito tem o apelido fulano@suaempresa, se você clicar em cima deste apelido e depois em REMOVE, o sistema vai desconectar o apelido fulano@suaempresa da conta de email que está gerenciando.
CONSULTAR PARTICIPAÇÃO EM GRUPOS/LISTAS DE EMAIL
Na ABA GROUP LISTS será exibido os nomes dos grupos/listas de email, que esta conta participa. Poderá clicar no nome do grupo/lista para gerenciar.
PERMISSÕES DE ACESSO AO SERVIDOR
Na ABA SETTINGS, na seção ACCESS RIGHTS você pode ativar/desativar o acesso, desta conta de email, ao serviços de POP3/IMAP/SMTP/WEBMAIL. Ideal para restringir o acesso aos serviços e aumentar a segurança. Exemplo, o usuário somente acessa o email via WEBMAIL, portanto você pode desativar POP3/IMAP/SMTP.
AUTO-LIMPEZA DA CAIXA DE EMAIL
Na ABA SETTINGS, na seção FOLDER CLEANUP você pode ativar a auto-limpeza para as pastas IMAP. Por padrão a pasta SPAM está com auto-limpeza ativada para 7 dias ou 250 mensagens (nunca irá acumular mais do que 250 mensagens).
Você pode ativar/desativar a auto-limpeza para as pastas que aparecem, especificando o número de dias ou quantidade de mensagens acumuladas. Se especificar 250, significa que somente as 250 mensagens mais novas vão permanecer, as demais serão excluídas na auto-limpeza.
