O administrador pode criar grupos de emails, para fazer distribuição de mensagens. Ao criar um grupo, terá de designar um endereço virtual do grupo, que servirá como endereço principal.
Exemplo: criar um grupo dos vendedores da empresa, chamado vendedores@suaempresa.com.br - e dentro do grupo cadastrar os emails de todos os vendedores. Quando alguém enviar mensagem para o email do grupo (vendedores@suaempresa.com.br) a mensagem será encaminhada para todos os participantes.
Você pode criar quantos grupos desejar, devendo observar que existe um limite de até 250 destinatários fora do seu domínio, por exemplo emails do @gmail.com, @yahoo.com e de outras empresas.
Este recurso não deve ser utilizado para fazer campanhas de marketing, envio de newsletters/boletins e similares. O serviço de email corporativo não permite este tipo de envio.
CRIANDO UM GRUPO DE EMAIL
- Faça login no painel de controle do administrador;
- Clique em EMAIL HOSTING -> GROUP/LISTS
Se existir algum grupo cadastrado, será exibida uma lista dos grupos e quantos participantes tem no grupo. Ao lado do nome do grupo pode clicar em VIEW para ver detalhes do grupo.
Para criar novo grupo clique em ADD GROUP LIST, vai aparecer a tela de cadastro do novo grupo, dividida em três seções detalhadas abaixo:
1) GROUP LIST INFORMATION
DISPLAY NAME: É o nome que aparece com remetente do grupo, quando as mensagens forem enviadas. Exemplo: "Equipe de Vendas";
EMAIL ADDRESS: Informe o email do grupo, exemplo "vendedores@suaempresa.com.br". Deve ser um endereço exclusivo para a lista;
SUBJECT PREFIX: Opcionalmente informe um prefixo para o assunto. Exemplo, se definir o prefixo "VENDAS", então todas as mensagens destinadas ao grupo terão no início do assunto o prefixo "VENDAS" (isso pode facilitar a organização das mensagens);
TYPE ANNOUNCEMENT LIST: Se escolher este tipo de lista, todas as respostas a uma mensagem enviada para o grupo, serão enviadas somente para o email da pessoa que iniciou a conversa. Exemplo: fulano@ enviou mensagem para a lista vendedores@, que por sua vez distribuiu a mensagem para 30 participantes do grupo. Um dos participantes responde a mensagem - esta resposta vai apenas para fulano@ (os demais participantes do grupo não recebem a resposta). É comunicação do tipo um-para-todos.
TYPE GROUP DISCUSSION: Se escolher este tipo de lista, quando uma mensagem foi enviada para o email do grupo, todos vão receber cópia, independente de quem começou a conversação. É comunicação do tipo todos-para-todos.
2) RECIPIENTS
Aqui você vai definir quem vai receber as mensagens do grupo, com três opções:
ALL MAILBOXES: Todas as caixas de email do seu domínio. Ao escolher esta opção as mensagens do grupo serão enviadas para todos os emails do seu domínio, os que já existem e os que podem ser criados no futuro.
ALL MAILBOXES & ALIASES: Todas as caixas de email e apelidos do seu domínio. Ao escolher esta opção as mensagens do grupo serão enviadas para todos os emails e apelidos do seu domínio, os que já existem e os que podem ser criados no futuro.
CUSTOMIZED: Personalizado. Ao selecionar esta opção, vai aparecer a lista de todos os emails do seu domínio, e você pode incluir manualmente os endereços desejados. Pode ainda no campo abaixo, informar até 250 emails externos ao seu domínio (exemplo @gmail.com), os emails devem ser separados por vírgula.
3) AUTHORIZED SENDERS
Defina quem pode enviar mensagens para o grupo, ou seja se criou um grupo vendedores@suaempresa.com.br, quem pode enviar mensagem para este email virtual, do grupo? As opções são:
UNRESTRICTED: Qualquer um pode enviar mensagens para o grupo, inclusive emails externos (exemplo @gmail.com)
DOMAIN ONLY: Somente usuários do seu domínio (@suaempresa.com.br) poderão enviar mensagens para o grupo.
GROUP ONLY: Somente participantes do grupo é quem podem enviar mensagens para este grupo.
CUSTOMIZED: Se selecionar esta opção, vai aparecer a lista de todos os emails do seu domínio, e você pode incluir manualmente os endereços autorizados a enviar mensagem para o grupo. Pode ainda no campo abaixo, informar até 250 emails externos ao seu domínio (exemplo @gmail.com), os emails devem ser separados por vírgula.
Ao final clique em CREATE GROUP LIST
ALTERANDO UM GRUPO DE EMAIL
- Faça login no painel de controle do administrador;
- Clique em EMAIL HOSTING -> GROUP/LISTS;
- Vai aparecer a lista dos grupos cadastrados. Clique em VIEW ao lado do nome do grupo que deseja alterar
Será exibido um resumo do grupo, separado em três seções - as mesmas utilizadas para criar o grupo: GROUP LIST INFORMATION, RECIPIENTS e AUTHORIZED SENDERS. Você pode clicar em uma das seções para alterar a seção desejada (as descrições de cada seção estão neste mesmo artigo, em CRIANDO UM GRUPO DE EMAIL (ver acima).
Pode alterar as informações básicas do grupo, quem participa do grupo e os remetentes autorizados.
EXCLUINDO UM GRUPO DE EMAIL
- Faça login no painel de controle do administrador;
- Clique em EMAIL HOSTING -> GROUP/LISTS;
- Vai aparecer a lista dos grupos cadastrados. Clique em VIEW ao lado do nome do grupo que deseja excluir;
- Em seguida o sistema mostra um resumo do grupo, clique em DELETE GROUP LIST para excluir o grupo.
