Se os seus usuários vão acessar o email somente com o webmail, não é preciso se preocupar com as considerações abaixo. Utilizando o webmail, o acesso é direto ao servidor de mensagens, assim todos os recursos como backup de 14 dias e pastas estão assegurados.
Caso exista acesso com programas de email (exemplo Outlook/Thunderbird) e aplicativos de celular/tablet, recomendamos que você saiba as diferenças entre os protocolos IMAP e POP3.
PROTOCOLO IMAP
Este é o método de acesso recomendado. Quando o programa de email (exemplo Outlook) acessa uma conta de email usando IMAP, o acesso é sincronizado. Tudo o que está no servidor é sincronizado com o programa de email e vice-versa. Assim, poderá acessar a conta de email de diferentes dispositivos e sempre ter a mesma informação.
Com IMAP você assegura que todas as mensagens ficam no servidor, portanto asseguradas pelo backup de 14 dias. Como as mensagens ficam no servidor, naturalmente ocupam espaço de armazenamento. O acúmulo de mensagens, pode levar ao esgotamento de espaço da caixa de email.
Ao utilizar IMAP, deverá configurar no programa de email (exemplo Outlook) para que as caixas "lixeira", "itens enviados" e outras, estejam conectadas ao servidor. Alguns programas de email não fazem esta associação automaticamente.
PROTOCOLO POP3
Ao utilizar o POP3, o programa de email (exemplo Outlook) vai baixar do servidor todas as mensagens para o seu computador. Poderá configurar o programa de email para deixar uma cópia no servidor, ao invés de apagar o que foi baixado.
Com POP3, deixa de existir sincronização entre múltiplos dispositivos de acesso. Não existirá o backup no servidor, você é quem deverá fazer o backup das mensagens armazenadas no seu computador. Se as mensagens forem transferidas do servidor para o seu computador, deixam de ocupar espaço no servidor.
RECOMENDAÇÕES
- Utilize sempre que possível IMAP. Se for o caso, explique aos seus usuários de email as diferenças entre IMAP e POP3;
- Como administrador você pode configurar o servidor para bloquear acesso POP3/IMAP/SMTP, este bloqueio pode ser global ou por conta de email.
